Minit Mesyuarat- 10 Format Minit Mesyuarat Yang Betul

Minit Mesyuarat. Bagi yang bekerja sama ada di dalam sektor kerajaan atau swasta, anda pasti sudah terbiasa dengan minit mesyuarat.

Malah, minit mesyuarat adalah antara perkara yang terpenting setiap kali mesyuarat di adakan terutama sekali mesyauarat antara jabatan. Apa yang di maksudkan dengan minit mesyuarat??

Minit mesyuarat ialah satu hal atau perkara yang telah dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat dan persetujuan telah dicapai terhadap perbincangan tersebut.Ini bermakna catatan minit mesyuarat amat penting bagi membolehkan tindakan dapat dilaksanakan oleh pihak-pihak yang terlibat dengan berkesan.

Baca Juga:PIBK- Maksud PIBK Dan 5 Kebaikan PIBK

Format Minit Mesyuarat

Mungkin ada antara anda yang sudah mengetahui dan sudah biasa dalam menjadi urusetia untuk sebarang mesyuarat. Sudah pastilah, apabila sudah biasa menjadi urusetia mesyuarat, anda akan tahu cara dan format yang betul untuk menulisnya.

Namun, bagi yang baru pertama kali di beri tugasan untuk membuat minit mesyuarat ia sudah pasti satu pengalaman baru buat anda. Sudah pasti pada saat ini anda akan pening kepala memikirkan formatnya yang betul. Jadi, pada kali ini admin kongsikan dengan anda formatnya yang betul. Antaranya:

1. Tajuk Minit Mesyuarat

2. Bil / Tahun

3. Tarikh

4. Masa

5. Tempat

6. Kehadiran

Untuk kehadiran, anda pelu senaraikan ke semua nama ahli-ahli yang hadir mesyuarat bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut pangkat jawatan.
Hadir Bersama. Senaraikan nama pegawai yang bukan ahli tetapi diundang khas untuk menghadiri mesyuarat berkenaan.
Jika ada ahli yang tidak hadir sama ada bersebab atau tidak bersebab, anda juga boleh masukanya ke dalam bahagian ini

7. Catatan Mesyuarat

Ini adalah bahgian yang paling penting. Di ruangan ini mengandungi segala catatan mengenai perkara-perkara penting atau arahan-arahan kerja yang telah dibangkitkan oleh pengerusi mesyuarat sewaktu mesyuarat.

Bahagian ini juga mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas dan tajuk utama perkara berbangkit yang telah dibincangkan di dalam mesyuarat hendaklah dicatatkan oleh urusetia mesyuarat di dalam bahagian ini.

Jika perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. Selain itu, jika ada kertas kerja yang telah dibincangkan sewaktu mesyuarat , anda juga boleh merekodkanya seperti berikut :

  • Tajuk kertas kerja
  • Agensi / Sektor / Unit yang menyediakan kertas kerja berkenaan.
  • Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.
  • Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.
  • Pandangan / komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan.
  • Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu berkenaan dan tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.

8. Penutup.

Di bahagian ini, anda perlu merekodkan perkara-perkara seperti:

  • Ucapan penghargaan dan terima kasih Pengerusi mesyuarat.
  • Tarikh mesyuarat berikutnya
  • Catatan mengenai masa mesyuarat tamat atau ditangguhkan.

9. Urusetia

Catatkan nama bahagian / unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat.

10. Tarikh

Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan.

Mesyuarat Perbincangan Yang Sangat Penting Buat Satu-Satu Organisasi

Kesimpulanya, mesyuarat merupakan perbincangan yang sangat penting bagi setiap organisasi. Ini kerana, dengan melakukan mesyuarat, kita dapat dapat mencari dan mengeluarkan idea-idea yang boleh meningkatkan lagi mutu dan kemajuan syarikat.

Selain itu, dengan adanya mesyuarat, kita juga dapat mencari jalan penyelesaian berkaitan segala permasalahan yang berbangkit. Justeru itu, setiap maklumat dan perbincangan dan permasalahan yang berbangkit di dalam mesyuarat perlu di catatkan di dalam minit mesyuarat untuk rujukan di masa depan.

Bagi yang bekerja dalam sektor kerajaan, anda juga boleh menggunakan sistem MyMeysuarat, untuk panduan mesyuarat atau anda boleh klik di sini

Leave a Comment